Questions fréquentes

Le GLN (Global Location Number) est un identifiant à 13 chiffres attribué par la fondation Refdata ; il identifie votre établissement dans tout le système de santé suisse. Le n° ZSR (n° RCC en français) est le numéro du registre des codes créanciers, tenu par SASIS AG : il permet aux assureurs de vous reconnaître comme prestataire et de rembourser vos clients. Les deux sont obligatoires pour un justificatif Tarif 595 valable.

Chemin recommandé : votre label de certification. Les centres déjà certifiés disposent en général de leur n° ZSR ; les GLN sont attribuées de manière centralisée via les labels (Refdata, 13.08.2026) et communiquées aux centres jusqu’à fin 2026. Vous n’avez rien à faire d’autre que répondre à votre label et reporter les numéros dans Mon profil.

Sans label : le n° ZSR lié au Tarif 595 ne peut être demandé que via un organisme de certification (santéservices AG, 14.08.2026) ; la certification est de toute façon une condition de remboursement. Le formulaire GLN individuel de Refdata (environ 3 jours) ne concerne que les cas hors labels.

Vérifiez d’abord si vous avez déjà une GLN : certains centres en ont une via l’activité de thérapie complémentaire de leurs praticiens (recherche par raison sociale dans la base de partenaires Refdata).

La certification par un organisme reconnu est une condition de remboursement du Tarif 595, et c’est aussi la voie la plus simple pour obtenir votre GLN et votre n° ZSR.

Quatre organismes délivrent des labels reconnus par les assureurs. Ils sont présentés ici par ordre alphabétique et sur un pied d’égalité :

EMfit (Eskamed, Bâle) : label de qualité destiné aux animatrices et animateurs de cours de promotion de la santé (mouvement, alimentation, relaxation) ; l’enregistrement passe par une institution partenaire.

Fitness Guide (SFGV, fédération suisse des centres fitness et de santé) : certification des centres, avec inscription en ligne directe ou examen préalable.

QualiCert (santéservices AG) : certification des centres et des prestataires individuels, et procédure d’admission Tarif 595 pour les offres non certifiables.

Qualitop : certification des centres de fitness, de mouvement et de santé, procédure disponible en trois langues.

Echino ne recommande aucun de ces organismes et n’entretient de lien avec aucun d’eux. Le choix dépend de votre offre (centre, studio, cours collectifs, personal training), des exigences des assureurs de vos clients et des coûts. Comparez directement auprès de chaque organisme (liens ci-dessous).

Oui pour la facture QR simple (mode « Facture QR »), utilisable dès maintenant. Le mode « Facture + justificatif Tarif 595 » exige le GLN du prestataire et celui de l’assureur (règle E003) : sans eux, l’assureur ne peut pas traiter le justificatif. Le n° ZSR est facultatif dans le format XML, mais les assureurs l’attendent pour rembourser : renseignez-le dès réception.

Le justificatif Tarif 595 identifie le patient par son n° AVS (champ « ssn » du standard XML generalInvoiceRequest 5.0), comme toute facture de santé en Suisse. L’outil vérifie le format (13 chiffres commençant par 756) et la clé de contrôle. Ce numéro figure sur la carte d’assurance de votre client. Il n’est jamais transmis à Echino ; il n’est mémorisé sur votre appareil que si vous activez le carnet de clients. Informez vos clients de la raison de cette collecte (émission du justificatif de remboursement).

Le justificatif est adressé à l’assurance complémentaire (LCA) du client : sélectionnez-la dans la liste intégrée (GLN Refdata des principaux assureurs) ou saisissez son GLN, son nom, son NPA et sa localité (avertissement W107 : vérifiez soigneusement un GLN saisi à la main). Le régime est toujours le tiers garant : c’est le client qui vous paie et qui se fait rembourser par son assureur en lui remettant le justificatif ; vous n’envoyez rien à l’assureur. Le n° d’assuré est facultatif.

Trois règles du guide Tarif 595, souvent contre-intuitives : (1) la période de traitement = toute la durée de l’abonnement, donc la date de fin est dans le futur (ex. 15.05.2027–14.05.2028) ; (2) la date de facture doit être antérieure à la date de fin de l’abonnement ; (3) la date de chaque ligne = la date de début de l’abonnement, jamais une plage ni une date modifiée à la demande du client. Abonnement pluriannuel : une ligne « par an » par année, datées début, début + 1 an, etc. Prestation ponctuelle (leçon, entrée, séance) : début = fin = date de la prestation.

L’unité est encodée dans le libellé de la position et l’outil la reconnaît. « Par mois » : quantité = nombre de mois de l’abonnement (3 pour un trimestre, 12 pour un an). « Par leçon » / « par séance » / « entrée » : quantité = nombre de leçons (carnet de 10 leçons : quantité 10). « Par an » : quantité 1, une ligne par année. « Forfait » : quantité 1. Un abonnement annuel payé en douze mensualités ne se découpe pas en douze lignes mensuelles ni en douze factures (règle E035) : séparez le plan de paiement de la position tarifaire.

Oui, mais chaque navigateur a sa propre mémoire : le compteur de numéros de facture n’est pas partagé. Les assureurs exigent des numéros strictement croissants : deux appareils avec le même préfixe produiront des collisions. Utilisez un préfixe distinct par appareil (par ex. « 2027A- » et « 2027B- ») ou transférez votre sauvegarde (Exporter sur l’un, Importer sur l’autre) avant de changer de poste. Pensez aussi à exporter régulièrement : un cache vidé efface l’historique.

Le catalogue du 03.06.2026 contient 596 positions dont 513 ne sont valables qu’à partir du 01.01.2027 et 18 (dont le code 9998) expirent au 31.12.2026. L’outil grise et refuse toute position hors de sa période de validité à la date de début de la ligne (règle E030) et avertit si une position encore valide disparaît au 1.1.2027 (W101) ; pour un abonnement à cheval sur 2027, utilisez la position 2027 correspondante. Un code inconnu ou expiré est rejeté par l’assureur.

La facture QR admet une variante sans référence, et le standard XML generalInvoiceRequest 5.0 la tolère aussi. Nous imposons néanmoins une référence structurée (SCOR pour un IBAN classique, QRR pour un QR-IBAN) sur les factures Tarif 595 : elle permet un rapprochement fiable de vos encaissements et évite tout rejet par les assureurs qui la contrôlent. En mode « Facture QR » simple, la variante sans référence reste possible.

Incluse : les prix saisis sont TTC et le standard XML generalInvoiceRequest 5.0 exprime la part de TVA contenue dans chaque montant (ex. un montant de 47.17 CHF à 8,1 % contient 3.53 CHF de TVA). Si vous n’êtes pas assujetti, laissez le taux à 0 %. Le montant dû est arrondi aux 5 centimes ; le total des lignes reste au centime.

Cours collectif dès 2 participants ; en dessous, c’est du personal training, à facturer sur deux lignes : la position de la méthode puis la position personal training. Entraînement en ligne enregistré : toujours la position 1105 ; en direct (live) : la position « en ligne » de la méthode si elle existe, sinon 9998 (valable jusqu’au 31.12.2026 seulement). Position 9999 : texte libre lorsqu’aucune position ne correspond. Deux n° ZSR (fitness / thérapie complémentaire) imposent deux factures séparées.

Le PDF complet : facture avec section paiement facture QR (page A), aperçu des prestations (B), justificatif de remboursement (C) et feuille de codes QR (D). Le client transmet le tout à son assureur ; la feuille de codes QR contient le XML compressé (max. 12 codes) que l’assureur scanne. Imprimez à 100 % sans mise à l’échelle. Conservez PDF et XML pendant 5 ans ; l’historique de l’outil permet de retélécharger une facture à l’identique si vous avez activé la mémorisation.

Il produit un jeu complet marqué « TEST — DONNÉES FICTIVES » (filigrane sur chaque page, attribut modus="test" dans le XML) pour vérifier votre paramétrage ou soumettre un exemple à un assureur sans qu’il soit traité comme une vraie facture. N’utilisez jamais de données réelles de clients en mode test.

Non. Le Tarif 595 n’est ni une certification ni une garantie de remboursement : chaque assureur décide selon la police du client (montant, prestataire reconnu, label). L’outil produit des documents conformes au format ; la reconnaissance de votre établissement (certification, GLN, ZSR) et le contrat du client relèvent de vous et de l’assureur.

Nulle part ailleurs que chez vous : tout est calculé dans votre navigateur, et le parcours de facturation n’émet aucune requête réseau après le chargement des pages. Le profil, l’historique, le compteur de numéros et, si vous l’activez, le carnet de clients sont mémorisés dans le stockage local de votre navigateur, exportables en JSON et effaçables en un clic.

Il n’en existe aucune copie ailleurs. Si vous videz les données de navigation ou du site, ou si vous changez d’ordinateur sans transférer de sauvegarde, ces données sont définitivement perdues ; les PDF, XML et exports JSON déjà téléchargés sur votre ordinateur ne sont pas touchés.

Téléchargez et conservez vos fichiers après chaque facture (obligation de conservation de 5 ans) et faites régulièrement « Exporter » depuis la page Mon profil. L’import de cette sauvegarde restaure tout sur un nouvel appareil. Voir la page Confidentialité.